病院・クリニックの受付を自動化する方法は？おすすめ製品や導入方法を解説

受付自動化とは具体的にどのような仕組みかを知りたい

自動再来受付機の導入メリットや費用を知りたい

このようにお悩みではないでしょうか。

今回の記事では、病院の受付を自動化する方法について解説します。

これから病院受付の自動化をお考えの方は、ぜひ参考にしてください。

自動再来受付機とは？

自動再来受付機とは、病院やクリニックに設置されている機械で、再診の患者がスムーズに受付を行えるようにするシステムです。診察券や保険証を機械にかざすだけで受付が完了するため、窓口で長時間待つ必要がなく、患者にとって大きな利便性があります。特に混雑する時間帯でも短時間で手続きを済ませられるため、待ち時間の削減やストレス軽減につながります。

また、操作はタッチパネルや簡単なボタン形式で直感的にできるため、高齢者でも安心して利用可能です。さらに、受付情報は電子カルテや診療システムと連携して記録されるため、情報の入力ミスを防ぎ、医療スタッフの負担を軽減します。医療機関にとっては業務効率の向上や人的リソースの最適化につながり、患者にとっては快適で確実な受診体験を実現できる仕組みとして、近年導入が進んでいます。

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自動再来受付機を導入するメリット

自動再来受付機は、病院やクリニックにおける再診受付を効率化し、患者と医療機関双方に大きな利点をもたらします。ここでは、導入によって得られる具体的なメリットについて解説します。

待ち時間を短縮し患者満足度を高められる

自動再来受付機を利用することで、患者は窓口に並ぶことなく短時間で受付を完了できます。混雑時でもスムーズに手続きできるため、長い待ち時間による不満を軽減し、満足度向上につながります。

さらに、スピーディーな受付は診療全体の流れをスムーズにし、患者が安心して受診できる環境を整えます。効率的なシステムは、再来患者がリピーターとして通院しやすくなる大きな要因となります。

受付スタッフの業務負担を軽減できる

従来は受付スタッフが一人ひとりに対応していましたが、再来患者の受付を機械に任せることで負担を軽減できます。これにより、スタッフは新患対応や問い合わせなど付加価値の高い業務に集中可能となります。

また、手作業による入力が減ることで人的ミスも防止されます。効率化と同時にスタッフのストレス軽減も期待でき、働きやすい環境づくりに寄与します。

患者がスムーズにセルフチェックインできる

自動再来受付機は、診察券や保険証をかざすだけで簡単にセルフチェックインできる仕組みです。患者は自分のタイミングで受付できるため、快適さと安心感を得られます。

さらに、高齢者でも直感的に操作できるよう設計されており、幅広い層の患者が活用できます。これにより、誰でも利用しやすい医療環境を整えることが可能です。

診療科や予約状況に応じた案内を自動化できる

受付後に発行される案内票や表示画面で、診療科や予約内容に応じた案内を自動で行えます。患者は迷うことなく次の行動に移れるため、院内での混乱や不安が減少します。

医療機関にとっても、各診療科への誘導がスムーズになることで診療の効率が高まり、院内全体のオペレーション改善につながります。

受付業務の標準化でミスやトラブルを防げる

自動再来受付機を導入することで、受付業務の流れが標準化され、人的ミスを大幅に削減できます。誤入力や対応漏れといったトラブルを防ぎ、正確で一貫した受付業務を実現します。

また、受付記録はシステム上で管理されるため、確認作業やトレーサビリティも容易になります。業務品質の向上により、医療機関の信頼性向上にもつながります。

感染症対策として接触機会を減らせる

自動再来受付機は非接触での受付が可能なため、スタッフと患者の接触機会を減らせます。感染症の拡大防止に有効であり、安心して受診できる環境を提供します。

特に新型コロナウイルスなどの流行時には、接触回避が患者にとって大きな安心材料となります。医療機関としても感染対策を徹底していることを示せるため、信頼度向上につながります。

自動再来受付機を導入するデメリット

自動再来受付機は便利な一方で、導入にはさまざまな課題やリスクも存在します。ここでは、医療機関が注意すべきデメリットについて解説します。

導入時の初期費用や維持費が高額になる

自動再来受付機の導入には、本体購入費用や設置工事費、システム連携費用がかかり、初期投資が高額になりがちです。加えて、保守契約や部品交換など継続的な維持費も発生します。

中小規模のクリニックではコスト負担が大きく、費用対効果を慎重に検討する必要があります。導入前に補助金制度やリース契約の活用を検討し、長期的な収益改善につながるかを見極めることが重要です。

高齢者や機械操作に不慣れな患者には利用が難しい

タッチパネルやカード読み取りに慣れていない高齢者にとっては、自動再来受付機の操作が負担になることがあります。特に初めて利用する場合、機械の前で戸惑ってしまうケースも少なくありません。

そのため、機械操作が難しい患者にはスタッフがサポートする体制が必要です。利便性を高める一方で、誰もが安心して利用できるようなフォローの仕組みを整えることが求められます。

停電やシステム障害時に受付が止まるリスクがある

自動再来受付機はシステムに依存しているため、停電や通信障害が発生すると利用できなくなるリスクがあります。この場合、受付業務が完全に停止し、院内が混乱する可能性があります。

こうしたトラブルを防ぐためには、手動受付への切り替えや緊急時のマニュアルを用意しておくことが不可欠です。バックアップ体制を整えることで、トラブル時の混乱を最小限に抑えられます。

導入後の運用にスタッフ研修やサポート体制が必要になる

導入後は、スタッフが機械の操作方法やトラブル対応を習得する必要があります。システムに不具合が生じた場合、迅速に対応できなければ患者対応に支障をきたす恐れがあります。

そのため、定期的な研修やベンダーのサポート体制を整えておくことが重要です。新しい仕組みを定着させるには、機械に任せきりにせずスタッフの理解を深めることが欠かせません。

機械任せにすると患者とのコミュニケーションが減る可能性がある

自動再来受付機は業務効率化に役立つ一方で、窓口対応が減ることで患者とスタッフの接点が少なくなる懸念があります。些細な会話や相談の機会が失われ、患者が不安を抱えたまま診察に進む可能性もあります。

このため、機械化と同時に「声かけ」や「案内係」を配置するなど、コミュニケーション不足を補う工夫が必要です。効率化と患者対応のバランスを取ることが、信頼関係を維持する鍵となります。

自動再来受付機を選ぶポイント

ここからは、自動再来受付機を導入する際に医療機関が確認すべき重要な選定ポイントについて解説します。効率化と患者満足度の両立を図るために欠かせない視点を整理しました。

電子カルテや予約システムとの連携可否を確認する

自動再来受付機は単独で動くだけでなく、電子カルテや予約システムとスムーズに連携できるかが重要です。連携が不十分だと、受付情報を二重入力する必要が生じ、かえって業務効率を下げてしまいます。

導入前には、現在利用しているシステムとの互換性や連携実績を必ず確認する必要があります。円滑に情報が共有されることで、受付から診療までの流れがスムーズになり、現場全体の効率化が実現できます。

高齢者や機械が苦手な人でも使いやすいか確認する

患者層の中には高齢者や機械操作に不慣れな人も多く存在します。そのため、操作画面がシンプルで直感的に分かる設計であるかどうかが重要です。

タッチパネルの文字サイズや画面デザイン、音声ガイダンスの有無など、誰でも迷わず利用できる工夫が求められます。幅広い患者が安心して利用できる設計であれば、医療機関全体の利便性向上につながります。

診療科目や患者数に合った処理能力があるか確認する

小規模クリニックと大規模病院では、必要とされる処理能力が大きく異なります。導入する自動再来受付機が、実際の患者数や診療科目の特性に対応できるかを見極めることが大切です。

処理能力が不足していると、結局待ち時間が発生し患者の不満につながります。逆に過剰な機能を持つ機器を導入するとコストがかさむため、現場の実情に即した選択が求められます。

キャッシュレス決済や保険証読み取りなど必要機能があるか確認する

自動再来受付機には、キャッシュレス決済やマイナ保険証の読み取りなど追加機能を備えたタイプもあります。これらの機能は患者の利便性を高める一方で、導入コストや運用負担も増える傾向にあります。

自院のニーズに照らし合わせ、必要な機能を見極めることが重要です。将来的な制度変更や患者ニーズの変化にも対応できる柔軟な機能構成を選ぶことで、長期的に活用しやすい受付体制を築けます。

導入コストとランニングコストのバランスを確認する

自動再来受付機は初期導入費用だけでなく、保守契約やアップデート費用などのランニングコストも発生します。長期的にどの程度の支出になるかを把握することが欠かせません。

補助金やリース契約を活用することで初期負担を軽減できますが、総合的に費用対効果を判断することが必要です。導入後も継続的に使いやすい環境を維持できるよう、費用面のバランスを検討しましょう。

障害時のサポート体制を確認する

自動再来受付機はシステム障害や機器不具合が発生する可能性があるため、ベンダーによるサポート体制を必ず確認する必要があります。トラブル発生時に迅速な対応が可能かどうかが安定運用の鍵となります。

サポート窓口の営業時間や保守契約内容、代替機の提供可否などを事前に確認することで、安心して導入できます。安定した運用を支えるサポート体制があるかどうかは、選定時の大きな判断基準となります。

病院受付の自動化に役立つおすすめ自動再来受付機5選

病院やクリニックでの受付業務を効率化する自動再来受付機は、患者満足度と業務改善の両立に欠かせないツールです。ここでは、多様なニーズに応えるおすすめ機種を10点ご紹介します。

スマレジ【おすすめNo.1】

スマレジは操作性と拡張性の高さで人気の自動精算システムです。クラウド型で運用されているため、常に最新バージョンを利用でき、電子カルテや会計システムとの連携もスムーズです。直感的な操作画面は患者にとってわかりやすく、支払い手続きがスピーディーに完了します。

また、キャッシュレス決済やレシート自動発行など多機能を備え、患者の利便性を大幅に高めます。導入コストを抑えつつ、サポート体制も整っているため、中小規模から大規模施設まで幅広く利用できる点が最大の魅力です。

価格目安
100~200万円

クリニックキオスク

クリニックキオスクは医療機関向けに特化した自動精算機で、診療後の会計を患者自身で完了できる仕組みを提供します。精算にかかる待ち時間を削減でき、院内混雑の緩和に効果を発揮します。

また、保険証や診察券の読み取り機能を搭載しており、会計処理の正確性も確保されています。スタッフの業務負担を軽減しつつ、患者にとっても快適な受診体験を実現するため、導入事例が増えている機種です。

価格目安
200万円〜

ノモカレジ

ノモカレジは、クリニックや小規模医療機関に最適な自動精算機です。導入コストを抑えつつ、保険診療・自由診療の両方に対応しているため、幅広い診療科で活用可能です。

また、電子カルテやレセコンとの連携も柔軟で、受付から会計までの一連の業務を効率化できます。コンパクトな設計で設置場所を選ばず、少人数体制のクリニックでも運用しやすい点が大きな魅力です。

価格目安
200万円〜

AUTOLITE

AUTOLITEは操作性に優れた自動再来受付機で、シンプルなデザインとわかりやすいタッチパネルが特徴です。患者が直感的に利用できるため、高齢者でも安心して操作できる点が評価されています。

また、電子カルテや予約システムとのスムーズな連携が可能で、導入後すぐに現場に馴染む設計になっています。耐久性も高く、長期的に安定した運用が期待できるのが魅力です。

APS-NEXT

APS-NEXTは処理能力の高さと多機能性が特徴のモデルです。大規模病院など、患者数が多い医療機関に適しており、ピーク時でもスムーズな受付を実現します。

さらに、マイナ保険証の読み取りやキャッシュレス決済機能を搭載でき、利便性が高い点も注目されています。高性能ながらも操作が簡単で、幅広い現場で導入が進んでいる機種です。

クリニックの受付自動化はWEB予約システムもおすすめ

クリニックの受付自動化には、WEB予約システムの導入もおすすめです。WEBシステムを導入すれば、来院前に患者様がネットで予約をすることが可能になります。ここでは、具体的な予約システムについてご紹介します。

ドクターキューブ

ドクターキューブは、クリニックや病院向けに広く導入されている予約管理システムです。診療科ごとの予約枠管理や時間帯別調整機能が充実しており、患者がWEBや電話から簡単に予約できます。リマインドメールやLINE連携なども備え、無断キャンセルの防止にも効果的です。電子カルテやレセコンとの連携機能も豊富で、診療データと一体的に運用できる点が大きな強みです。

CLINICS予約

CLINICSは、全国規模で展開されているポータル型予約サービスです。患者様はプラットフォームから簡単に医療機関を検索・予約できるため、新患獲得や集患に強みがあります。診療科や希望日時を指定するだけでスムーズに予約が取れ、クリニック側もキャンセル管理や混雑回避に役立てられます。大規模な集客支援を求める医療機関におすすめです。

メディカル革命（Medi-R）

メディカル革命は、診療予約から受付・会計までを一元管理できるシステムです。WEB予約に加えて自動受付機能とも連動でき、患者は来院後に診察券をかざすだけで受付が完了します。さらに、予約枠管理や問診票のオンライン入力にも対応しており、診療の事前準備が効率化されます。導入費用も比較的抑えられており、個人クリニックから中規模医療機関まで幅広く利用されています。

自動再来受付機でよくあるトラブルと対策

自動再来受付機は便利な一方で、現場ではさまざまなトラブルが発生することがあります。ここでは、よくある問題とその対策について解説します。

保険証や診察券が読み取れない

カードの摩耗や磁気不良によって、保険証や診察券が読み取れないケースがあります。読み取り部分に汚れがある場合もエラーの原因となります。

対策としては、カードリーダーの定期清掃や交換を行うこと、患者にカードの再発行を案内することが重要です。加えて、スタッフが手動で受付処理をできるバックアップ体制を整えておくことで混乱を防げます。

高齢者や機械に不慣れな患者が操作に戸惑う

操作方法が分かりづらいと、高齢者や機械に不慣れな患者が受付で立ち止まり、混雑の原因になることがあります。

この対策には、操作画面の文字サイズや色使いの工夫、音声ガイダンスの導入が効果的です。また、初めて利用する患者にはスタッフが近くでサポートできるよう配置することで、安心して利用できる環境を整えられます。

電子カルテや予約システムとの連携エラー

システム連携がうまくいかず、予約情報や診療科案内が正しく反映されないトラブルも発生します。これにより、診療の順番や案内に混乱が生じる恐れがあります。

対策としては、導入時に十分な接続テストを行い、定期的なシステム更新を実施することです。また、エラー発生時のマニュアルを用意し、スタッフが即座に対応できる体制を整えることも不可欠です。

通信障害や停電によるシステム停止

自動再来受付機はネットワークや電源に依存しているため、通信障害や停電が発生すると利用できなくなるリスクがあります。

このような事態を防ぐためには、無停電電源装置（UPS）の導入や、通信回線の冗長化が効果的です。また、緊急時には紙ベースの受付方法へ切り替える準備をしておくことが重要です。

トラブル時にスタッフ対応が追いつかない

機械の不具合や患者の操作ミスが重なると、スタッフが一時的に対応しきれなくなる場合があります。これが続くと、患者の不満や院内の混乱を招きます。

対策としては、スタッフ全員が基本的なトラブルシューティングを習得しておくことが必要です。さらに、ベンダーのサポート窓口を活用できる体制を整えることで、迅速に問題を解決しやすくなります。

自動再来受付機を導入する手順

自動再来受付機を導入する際には、ただ設置するだけでなく、現場の状況や運用体制を踏まえた段階的な準備が必要です。導入の基本的な流れを解説します。

受付業務の現状を把握する

まずは、自院の受付業務の流れを把握することが重要です。患者数やピーク時間帯、スタッフの業務負担、トラブルの発生状況などを確認し、課題を明確にします。

現状分析を行うことで「待ち時間の削減」「スタッフの負担軽減」など、導入目的がはっきりします。課題を整理した上で、自動再来受付機をどのように活用すべきか方向性を固めることが、成功への第一歩です。

導入する製品を選定する

次に、自院のニーズに合った機種を選定します。電子カルテや予約システムとの連携可否、操作性、処理能力、設置スペースなどを比較検討することが大切です。

さらに、初期費用やランニングコスト、サポート体制も選定時の大きなポイントとなります。複数メーカーのデモを体験し、患者やスタッフにとって使いやすいかどうかを見極めて選ぶことが望まれます。

試験運用を開始する

導入が決まったら、いきなり全体導入するのではなく、試験運用を行うことが重要です。限られた診療科や時間帯で稼働させ、実際の利用状況を確認します。

試験運用を通じて、患者が操作に戸惑う場面やシステム連携の不具合を洗い出し、改善策を検討します。現場での実用性を確かめることで、本格導入時のトラブルを大幅に減らすことができます。

本格導入し、改善を行う

試験運用での課題を修正した後、全体へ本格導入します。導入後も定期的に患者やスタッフからのフィードバックを収集し、システムの改善を続けることが大切です。

特に、トラブル時の対応フローやスタッフのサポート体制を整備することで、安定した運用が可能になります。単なる導入で終わらせず、継続的に改善していく姿勢が成功の鍵となります。

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